Mengenal Mekanisme Distribusi Dokumen Pengelolaan Pelayanan Teknis Paten

Jakarta - Dalam proses permohonan pelindungan paten, masyarakat seringkali ingin mengetahui status permohonannya. Tak jarang, status permohonan mereka sedang berada di “pelayanan teknis”. Apa sebenarnya makna status ini dan bagaimana mekanismenya?

Secara umum pelayanan teknis paten adalah tahap di antara selesainya masa publikasi dan pemeriksaan substantif, di mana dokumen permohonan dievaluasi dan dilaporkan ke Bidang Administrasi Pemeriksaan Substantif dan Pelayanan Teknis Paten. Pelayanan teknis paten memiliki tugas untuk melakukan administrasi dokumen yang diperlukan untuk pemeriksaan substantif paten.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya pelayanan teknis saat ini mengandalkan sejumlah pegawai yang dibagi menjadi beberapa kelompok tugas dan bertanggung jawab dalam distribusi hingga pelaporan dokumen. 

“Ada yang bertugas sebagai penanggungjawab dokumen dan distribusi database yang bertugas membagikan dokumen yang diterima dari Subdirektorat Permohonan dan Publikasi kepada pemeriksa paten. Ada pula penanggungjawab konsultasi teknis dan workshop yang umumnya diajukan oleh pemohon dalam negeri, biasanya berasal dari lembaga pendidikan dan penelitian dan pengembangan pemerintah,” terang Rifan Fikri Subkoordinator Pelayanan Teknis saat menjadi pembicara pada program Organisasi Pembelajar Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (OPERA DJKI) Edisi 10 melalui Zoom Meeting pada Jumat, 17 Februari 2023.

Menurut Rifan, pada mulanya dokumen paten dari Subdirektorat Administrasi Permohonan dan Publikasi Paten yang sudah selesai masa publikasinya akan diserahkan dan dicek oleh penanggung jawab pelayanan teknis. 

Dokumen kemudian dicek ulang kelengkapan deskripsi, pembayaran permohonan pemeriksaan substantif dan apakah sudah input di Sistem Administrasi Kekayaan Intelektual (SAKI) klasifikasinya oleh Subdit Klasifikasi Dan Penelusuran Paten. Hal ini bertujuan agar para penanggung jawab yang bertugas dalam melakukan tugas distribusi dokumen dapat mendistribusikan sesuai dengan bidang dokumen permohonan patennya.

Kemudian setelah melakukan pemilahan dokumen berdasarkan klasifikasi dan jenis permohonan paten, Koordinator Pemeriksaan Paten akan mendistribusikan dokumen permohonan paten pada para pemeriksa. Pemeriksa paten kemudian akan mengecek kembali kelengkapan dokumen sebelum melakukan pemeriksaan substantif, seringkali masih ada dokumen yang tidak sesuai dengan yang seharusnya menjadi persyaratan. Hal ini tidak jarang menjadi penghambat distribusi dokumen dalam pemeriksaan paten. 

Agar hambatan ini tidak mengganggu aliran dokumen yang harus diselesaikan para pemeriksa paten, Rifan dan jajarannya telah melakukan perkiraan jumlah dokumen yang akan masuk. 

“Potensi dokumen paten pada tahun ini yang telah dipegang oleh pelayanan teknis maupun dokumen dokumen yang sedang dalam masa publikasi atau telah lewat masa publikasi sudah diperkirakan. Kita akan menerima banyak dokumen paten dan dari sini sudah bisa kita petakan juga masing masing jenis dokumen dan bidangnya agar tidak backlog,” pungkas Rifan. (mch/kad)