Tingkatkan Kualitas Pengelolaan Arsip, DJKI Gelar Rapat Koordinasi Kearsipan

Jakarta – Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI) Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia (Kemenkumham R.I.) tentu tidak ketinggalan untuk turut serta menerapkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) birokrasi digital. 

Upaya tersebut salah satunya dilakukan melalui kegiatan Rapat Koordinasi Kearsipan bertemakan Pengelolaan Arsip Dinamis Secara Manual Maupun Teknologi Informasi dan Komunikasi yang dilaksanakan dari tanggal 28 s.d 31 Mei 2023 di Hotel Episode Gading Serpong.

“Pada era saat ini, yang menuntut kecepatan pengambilan keputusan di tengah situasi yang disruptif, memerlukan ketersediaan arsip yang di dalamnya berisikan informasi yang cepat dan tepat,” ujar Kepala Bagian Umum, Pengelolaan Badan Milik Negara, dan Layanan Pengadaan Demson Marihot dalam sambutannya.

Dalam pelaksanaannya, DJKI menghasilkan berbagai macam jenis arsip yang terbagi menjadi dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis sendiri merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip, sedangkan arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan karena memiliki nilai guna kesejarahan.

“Penyediaan arsip secara tepat dan tepat tidak dapat dilakukan dengan cara-cara manual, tetapi harus dikerjakan dengan teknologi digital. Pengelolaan arsip yang terintegrasi dalam e-office merupakan bagian penting dalam SPBE,” jelas Demson. 

DJKI sendiri telah melakukan penataan dan digitalisasi sebanyak 60 ribuan arsip dan berencana untuk memenuhi ISO (International Organization for Standardization) terkait arsip, yaitu dari mulai penciptaan sampai dengan penyimpanan. 

“Kegiatan ini digelar untuk mendukung apa yang menjadi target pengawasan arsip yang dari kementerian kita sendiri menargetkan nilai memuaskan. Hal tersebut juga membutuhkan dukungan, kerja keras, dan upaya dari arsiparis di lingkungan DJKI,” ucap Demson.

Sejalan dengan hal tersebut, Sub Koordinator Persuratan dan Perjalanan Dinas Tria Mulya Khoirunnissa juga menyampaikan bahwa kegiatan ini merupakan sebuah sarana koordinasi dalam menunjang pencapaian target kinerja kearsipan di lingkungan DJKI, sehingga capaian kinerja dapat dicapai sesuai dengan target dan waktu yang telah ditetapkan.

“Kami mengetahui bahwa tantangan arsiparis di masa yang akan datang akan lebih kompleks, dimana segala sesuatunya beralih menuju yang bersifat digital. Oleh sebab itu, Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) merupakan perwujudan dari hal tersebut,” jelas Tria. 

Aplikasi SRIKANDI adalah instrumen pengelolaan arsip dinamis yang berdasarkan pada Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang SPBE. Aplikasi tersebut merupakan hasil kolaborasi antara Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), dan Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia (Kemkominfo).

“Tentunya dibutuhkan sumber daya kearsipan yang mampu menjawab tantangan tersebut, tetapi saya yakin bahwa arsiparis di lingkungan Kemenkumham R.I, khususnya DJKI, mampu menjawabnya,” pungkas Tria. 

Sebagai informasi, kegiatan ini diikuti sebanyak 66 peserta, 58 peserta berasal dari internal lingkungan DJKI dan 8 peserta berasal dari luar DJKI, antara lain dari Biro Umum dan Biro Humas Sekretariat Jenderal Kemenkumham R.I., Inspektorat Jenderal Kemenkumham R.I., dan ANRI. (SAS/KAD)