Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis

Bogor - Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI) Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) menyelenggarakan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) sebagai upaya dalam tata kelola kearsipan digital.

Sekretaris Jenderal Kekayaan Intelektual (Sesditjen KI), R. Natanegara mengatakan pengarsipan seringkali disepelekan dan dipandang dengan sebelah mata oleh banyak orang.

“Begitu pula dengan orang-orang yang ditugaskan di tata usaha, seringkali merasa tidak menjadi bagian penting dalam organisasi, padahal arsip menjadi bagian yang sangat penting dari jaman dahulu sampai dengan sekarang”, ujar R. Natanegara saat membuka acara Bimtek, Kamis (3/5/2018).

Sesditjen KI dalam arahannya menyampaikan bahwa di era digital saat ini, keberadaan arsip menjadi makna dan bermakna ketika arsip mudah dicari dan ditemukan. Proses menuju kemudahan tersebut tentunya tidak semudah membalikkan telapak tangan. Sehingga hal ini juga masih menjadi tugas besar di banyak organisasi menuju ke arah yang lebih maju yaitu digitalisasi.

Seraya mengingatkan kembali pesan Dirjen KI kepada peserta Bimtek, menurut Sesditjen KI, Tahun 2019 digitalisasi arsip sudah harus dilaksanakan, dimulai dengan pemikiran dan perencanaan di semester I (satu), serta pelaksanaan di tahun 2019.

“Dengan e-tiket dan e-money adalah dua contoh produk transisi digital yang memberikan dampak positif bagi penggunanya, di mana keduanya bersifat paperless dan simple,” ucap R. Natanegara memberi contoh.

Ke depannya digitalisasi kearsipan diharapkan dapat memudahkan dan menyederhanakan akses terhadap arsip bagi yang membutuhkan.

Selain digitalisasi arsip, R. Natanegara menyebutkan ada pula Sistem Persuratan Masuk dan Keluar (Sisumaker) yang akan menjadi pembahasan dalam Bimtek ini. Sisumaker adalah sistem persuratan guna merapihkan dan menyamakan cara bersurat agar lebih mudah. Sistem produksi Sekretariat Jenderal (Setjen) Kementerian Hukum dan HAM ini diadaptasi oleh DJKI dan akan dijalankan dalam waktu dekat.

“Kita punya sumber, tinggal daya upaya untuk merapikan kearsipan dan cara bersurat di DJKI. Bulan puasa kita dorong untuk berjalannya Sisumaker”, Sesditjen KI menekankan.

“Yang penting keinginan kita untuk merapikan dan memudahkan arsip dan persuratan.Berdayakanlah smartphone dan gadget lainnya menjadi alat yang memudahkan untuk menyimpan dan mencari baik arsip maupun surat menuju arah teknologi”, harapnya. (Humas DJKI, Mei 2018)