Arsiparis DJKI dan Biro Umum Bekerja Sama Untuk Membahas Proses Penyusutan Arsip dan Penyusunan SOP

Jakarta - Para Arsiparis Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI) Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) bersama dengan Biro Umum Kemenkumham melakukan pembahasan proses penyusutan arsip dan standar operasional prosedur (SOP) secara virtual pada Selasa (24/08/2021).

Rapat kali ini membahas mengenai penyusutan arsip yang merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 

Selain itu, Perwakilan Biro Umum Kemenkumham, Dedi Syahputra juga membahas mengenai penyusunan SOP kearsipan. Dimana setiap SOP memiliki pola yang sama, hanya yang membedakan adalah unit kerjanya. Secara mekanisme, ada empat siklus dalam SOP kearsipan yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.

“Ada beberapa objek materi yang akan dibuat nantinya yaitu mempersiapkan kegiatan pemindahan arsip inaktif, mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan dalam rangka pemindahan arsip inaktif, menyusun rencana pemindahan arsip inaktif, melaksanakan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit persiapan untuk dilakukan verifikasi, menyerahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, dan menerima hasil monitoring dan rekomendasi,” Jelas Dedi. 

Dedi juga menjelaskan dengan dibuatnya SOP ini maka akan memudahkan masyarakat dalam melihat langkah-langkah dari prosedur yang ada seperti pelayanan atau informasi lainnya.  

Ke depan, diharapkan para Arsiparis DJKI dapat menjalankan proses penyusutan arsip dan penyusunan SOP ini dengan baik dan cepat.